Dagelijks bijhouden vanuit de telefoon
Medewerkers vullen hun urenstaat in op iOS of Android tijdens de werkweek. Korte invoer per dag, niet een eindeloos formulier op vrijdagmiddag.
Urenstaat
Online urenstaat invullen, indienen en goedkeuren
Een urenstaat is het overzicht van gewerkte uren van een medewerker over een week, maand of project. EasyHours vervangt de Excel-urenstaat en het papieren formulier door een online workflow: medewerkers vullen hun uren in op de telefoon of het web, managers keuren goed in een paar klikken, en de export naar loonadministratie is een bestand.
- Indienen, goedkeuren en correcties met audit trail
- Uitsplitsing per project, klant of taak voor facturatie
- Export naar loonadministratie of accountant in een klik
- 30 dagen volledige toegang, geen creditcard
Prikklok
EasyHours
Daan
Klaar om te starten?
Ingeklokt om --:--
Herengracht 124, Amsterdam
Klok
Uren
Rooster
Meer
Wat is een urenstaat?
Een urenstaat is het bewijsstuk dat hoort bij gewerkte tijd
Een urenstaat (ook wel uurstaat, urenbriefje of timesheet) is het overzicht van de uren die een medewerker in een bepaalde periode heeft gewerkt. Op de urenstaat staan begin- en eindtijden per dag, pauzes, totaalaantal uren, eventueel overuren en, als het van toepassing is, het project, de klant, de taak of de locatie waaraan de uren zijn besteed.
De urenstaat heeft drie doelen: medewerker en werkgever zijn het eens over wat er gewerkt is, de loonadministratie heeft een betrouwbare basis voor het salaris, en de organisatie heeft een controleerbaar spoor voor accountants, opdrachtgevers, projecten of toezichthouders. Een goede urenstaat is geen formulier dat aan het einde van de maand uit het geheugen wordt ingevuld - het is een registratie die ontstaat op het moment dat het werk gebeurt.
- Per medewerker, met begin, einde, pauzes en totaaluren per dag
- Per week, maand of loonperiode, afhankelijk van het roostersysteem
- Eventueel uitgesplitst naar project, klant, taak of locatie
- Voorzien van een indienings- en goedkeuringsmoment
- Bewaard met een controleerbare geschiedenis van wijzigingen
De urenstaat-route
Vier stappen die elke urenstaat doorloopt
De waarde van een online urenstaat zit in de overdracht: van de medewerker die invult, naar de manager die goedkeurt, naar de administratie die ermee verder werkt. EasyHours maakt elke stap expliciet, zodat niemand de urenstaat uit het oog verliest.
Invullen tijdens de werkweek, niet aan het einde
Medewerkers houden hun urenstaat dagelijks bij vanuit de app of het web - met begin, einde, pauzes en eventueel project, klant of taak per dag. De urenstaat groeit terwijl het werk gebeurt; vrijdagmiddag of einde maand is er niets meer te reconstrueren.
Indienen met een knop aan het einde van de periode
Wanneer de week, maand of loonperiode sluit, dient de medewerker de urenstaat in met een knop in de app. Geen losse e-mail, geen geprint formulier en geen Excel-bestand in een gedeelde map - de urenstaat krijgt een ingangstijdstip en gaat naar de manager.
Goedkeuren met afwijkingen vooraf uitgelicht
De manager ziet alle ingediende urenstaten op een plek, met ontbrekende uitklokmomenten, overuren en handmatige correcties al uitgelicht. Goedkeuren is een klik per medewerker; correcties krijgen commentaar en hergoedkeuring, en blijven herleidbaar in de geschiedenis.
Exporteren naar loon, facturatie en projectrapportage
Zodra de urenstaat goedgekeurd is, staat de export klaar - als Excel of CSV, gesplitst per medewerker, periode, project of klant. Dezelfde goedgekeurde gegevens worden gebruikt voor loonverwerking, klantfacturen en interne projectcontrole.
De urenstaat in drie toestanden
Concept, ingediend en goedgekeurd - dezelfde urenstaat, drie momenten
Een online urenstaat is geen vast document; het is een verzameling regels die door drie toestanden gaat: conceptversie tijdens de week, ingediende versie na de inlevering, goedgekeurde versie als bron voor loon en facturatie. EasyHours maakt elke toestand expliciet, zodat niemand op een verouderde of niet-getekende versie verder werkt.
Ingeklokt
03:42:18
Gestart 08:15 · vandaag
Project
Renovatie · begane grond
Bouwplaats Amsterdam-Noord
Vandaag
3h 42m
Deze week
28h 10m
Alle registraties gesynchroniseerd
Klok
Uren
Rooster
Meer
Conceptversie tijdens de werkweek
De medewerker ziet de eigen urenstaat in real time groeien tijdens de week. Correcties op de eigen registratie kunnen direct, zonder de manager te bellen. Aan het einde van de periode toont een duidelijke samenvatting wat er wordt ingediend.
Ingediende versie wachtend op goedkeuring
Zodra de medewerker de urenstaat indient, wisselt de status naar 'wacht op goedkeuring'. De manager ziet de ingediende urenstaten op een plek, met afwijkingen vooraf uitgelicht. Goedkeuren of een correctie aanvragen gebeurt in een paar klikken.
app.easyhours.eu/approvals
Goedkeuringen
WekelijksTweewekelijks
Week 12 · 17-23 mrt8open
3met afwijkingen
41,2hgem. / week
MedewerkerUrenAfwijkingen
Sophie Jansen
Ploegleider
Overwerk di
Milan Bakker
Elektricien
Geen problemen
Eva Visser
Monteur
Wo ontbreekt
Daan de Vries
Uitvoerder
Geen problemen
Bram Smit
Monteur
Boven 45u-grens
Laatste bulkgoedkeuring · 5 urenstaten door manager · ma 10:12
3 geselecteerd
app.easyhours.eu/reports/payroll
Salarisrapport
17-23 mrtUitsplitsing
Eigen kolommen5MedewerkerProjectLocatie
Totaal uren
209h 30m
Regulier
195h 00m
Overwerk
14h 30m
Brutoloon
€ 4.684,50
NaamUrenOWTariefBruto
Sophie Jansen
Ploegleider
Milan Bakker
Elektricien
Eva Visser
Monteur
Daan de Vries
Uitvoerder
Bram Smit
Monteur
Totaal209:3014:30€ 4.684,50
Gepland · elke maandag 06:00 naar salaris@voorbeeldbouw.nl · volgende run 24 mrt
onGoedgekeurde, vergrendelde versie voor loon en facturatie
Een goedgekeurde urenstaat is vergrendeld en bruikbaar als bron voor loonverwerking, klantfacturen en projectrapportage. Wat er op de export staat, is wat de manager heeft afgetekend - en alle eerdere wijzigingen blijven herleidbaar in de geschiedenis.
Wat de online urenstaat doet
Alles wat een urenstaat workflow nodig heeft, niets meer
EasyHours richt zich op het document en de overdracht: invullen, uitsplitsen, indienen, goedkeuren, vergrendelen, exporteren. Geen plannings- of HR-modules die de urenstaat alleen maar groter en kwetsbaarder maken.
Uitsplitsing per project, klant of taak
Wanneer dat past bij het werk, kunnen uren worden toegerekend aan een project, een klant, een taak of een werklocatie. Bruikbaar voor facturatie aan opdrachtgevers, voor projectcontrole en voor interne kostentoerekening.
Indienen met een knop, niet via e-mail
Aan het einde van de periode dient de medewerker de urenstaat in vanuit de app. Geen losse e-mails, geen prints, geen Excel-bestanden in een gedeelde map - een ingangstijdstip en de urenstaat staat klaar voor goedkeuring.
Goedkeuringsflow met afwijkingen vooraf uitgelicht
Ontbrekende uitklokmomenten, overuren, correcties en uren die niet aan een project zijn toegerekend, worden voor de manager apart getoond. Goedkeuren met een klik per medewerker; correcties krijgen commentaar en hergoedkeuring.
Vergrendelde versies na goedkeuring
Een goedgekeurde urenstaat is vergrendeld. Wijzigingen daarna moeten opnieuw worden goedgekeurd - wat op de export staat is wat de manager heeft afgetekend, niet een latere stille aanpassing.
Audit trail per wijziging
Elke aanpassing - door medewerker of manager - krijgt een tijdstempel en laat zien wie wat heeft gewijzigd. Bruikbaar voor accountantscontrole, loonvragen, bewaartermijn-eisen en interne audits.
Pauzes, overuren en correcties zichtbaar op de urenstaat
Geen aparte tabbladen voor pauze-administratie of een ander systeem voor overuren. De urenstaat toont per dag wat er gewerkt is, wat er aan pauzes is afgetrokken en wat als overuren is geboekt.
Exports per medewerker, periode, project of klant
Excel- of CSV-export samengevat in de vorm die de loonadministratie, de accountant of de facturatie nodig heeft. Geen handmatige opmaak per periode.
Herinneringen rond de inleverdeadline
Push-meldingen voordat de periode sluit, zodat urenstaten op tijd worden ingediend zonder dat de administratie achter mensen aan moet bellen.
Voor wie
Voor organisaties die een echte urenstaat-workflow nodig hebben
- Projectorganisaties die uren per opdracht en klant moeten verantwoorden
- Consultancybureaus en agencies die per uur factureren aan opdrachtgevers
- MKB-bedrijven met een loonadministratie die maandelijkse urenstaten ontvangt
- Bouw, installatie en techniek met uren per bouwplaats voor facturatie of nacalculatie
- Detacheerders en freelancers-collectieven die per zzp'er een urenstaat aanleveren
- Accountants en boekhouders die de urenstaat als bron gebruiken voor loon, BTW en projectcontrole
Urenstaat in Excel of online?
Een Excel-urenstaat versus een online urenstaat
Een Excel-urenstaat blijft handig voor een eenpitter of een heel klein team dat nauwelijks goedkeuring nodig heeft. Zodra meerdere medewerkers, projecten of correcties meespelen, wordt een online workflow betrouwbaarder.
| Wat belangrijk is | Excel-urenstaat per medewerker | EasyHours online urenstaat |
|---|---|---|
| Invullen | Op het bureau achteraf, vaak uit het hoofd | Op de telefoon of het web, dagelijks tijdens de werkweek |
| Per project of klant | Handmatig, met losse tabbladen of kolommen | Vaste velden voor project, klant, taak of locatie |
| Indienen | Per e-mail, in een gedeelde map of in de printer | Een knop in de app, met een ingangstijdstip |
| Goedkeuren | Handtekening op papier of bevestiging per e-mail | Goedkeuren met een klik, afwijkingen uitgelicht |
| Correcties | Doorhalen, opnieuw versturen, hopen dat de juiste versie wordt gebruikt | Correctie met commentaar en hergoedkeuring, alles in de geschiedenis |
| Vergrendelde versie | Bestaat niet - elke versie is overschrijfbaar | Goedgekeurde urenstaten zijn vergrendeld; wijzigingen vereisen hergoedkeuring |
| Loonexport | Handmatig kopieren of opmaken per periode | Excel- of CSV-export samengevat per medewerker en periode |
| Facturatie aan klanten | Apart bestand met projecturen | Rapport per klant of project uit dezelfde registratie |
| Bewaartermijn en historie | Mappenstructuur op een netwerkschijf | Centraal, doorzoekbaar en met audit trail |
| Geschikt voor | Eenpitter of heel klein team zonder goedkeuring | Teams met meerdere medewerkers, projecten of klanten |
Prijs
Eén abonnement, urenstaat van invullen tot loonexport
Prijs per medewerker met invullen, indienen, goedkeuren, audit trail en exports inbegrepen. 30 dagen volledige toegang om een echte urenstaat-periode mee te draaien.
Gratis
Gratis
Voor één persoon die eigen uren bijhoudt
Alles inbegrepen:
- 1 gebruiker
- In- en uitklokken met één tik
- GPS-verificatie
- Geozones
- Urenstaten goedkeuren
- Export voor salaris of facturatie
- Mobiel, desktop en kiosk
Gratis starten
Geen creditcard nodig
Zakelijk
€ 8,50
per gebruiker per maand
Maandelijks gefactureerd · Altijd opzegbaar
Alles uit Gratis, plus:
- Onbeperkt uren registreren
- Medewerkers uitnodigen en beheren
- Live aanwezigheidsdashboard
- Gedeelde tablet-kiosk voor personeel
Start 14 dagen gratis
Geen verplichting, altijd opzegbaar
Grootzakelijk
Op maat
Afgestemd op je organisatie
Alles uit Zakelijk, plus:
- Prioriteitssupport
- Maatwerk-koppelingen
- Begeleide onboarding
- Maatwerkcontract en SLA
Neem contact op
Voor grotere organisaties met maatwerk
Simpel rekensommetje
EasyHours verdient zichzelf snel terug
Niet-geregistreerde uren worden niet gefactureerd en zorgen voor correcties in payroll. Betere urenregistratie levert direct rust en geld op.
Wat 15 minuten per dag echt kost.
Dat loopt sneller op dan je denkt.
De berekening
10 medewerkers
× 15 min niet-geregistreerde tijd per persoon per dag
× 20 werkdagen per maand
= 50 uur gemist per maand
× €60 gemiddeld uurtarief
Dat is
€3.000
aan gemiste factureerbare omzet per maand
EasyHours start vanaf €5,20 per gebruiker per maand. Eén teruggevonden uur per medewerker kan al een volledig jaar EasyHours betalen.
Facturatie
10-25%
van factureerbare uren haalt de factuur niet
Facturen die kloppen met de werkelijkheid
Bij handmatige urenregistratie verdwijnen kleine taken, reistijd of extra werk snel uit beeld. Met digitaal inklokken leg je meer werkelijk gewerkte tijd vast.
Administratie
2-3 uur
per week kwijt aan corrigeren
Minder papierwerk rond urenstaten
Managers hoeven minder achter ontbrekende uren aan. Goedkeuren, corrigeren en exporteren duurt minuten in plaats van een ochtend.
Verder lezen
Verwante paginas
De urenstaat is het overzicht; urenregistratie is de activiteit die de urenstaat vult. Deze paginas behandelen verwante intenties.
Urenregistratie
De activiteit die de urenstaat vult: hoe medewerkers en managers samen tot betrouwbare uren komen.
Urenstaat Excel templates
Gratis Excel-templates voor wie nog werkt met een urenstaat per medewerker of per week.
Digitale prikklok
Voor teams die vooral inklokken en aanwezigheid willen registreren in plaats van uren per project.
Arbeidstijdregistratie plicht
Wat werkgevers moeten regelen rond werktijden, rusttijden en de bewaartermijn van urenstaten.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de urenstaat
Korte antwoorden op vragen die Nederlandse bedrijven stellen voordat ze hun urenstaten online gaan bijhouden.
Wat is een urenstaat?+
Een urenstaat is het overzicht van de uren die een medewerker in een bepaalde periode heeft gewerkt: begin- en eindtijden per dag, pauzes, totaaluren, eventueel overuren en, als het van toepassing is, project, klant, taak of locatie. De urenstaat wordt gebruikt voor loonadministratie, facturatie en interne verantwoording.
Wat moet er op een urenstaat staan?+
De basis: naam van de medewerker, periode, datum, begintijd, eindtijd, pauzes en totaaluren per dag. Vaak ook overuren, afwezigheid en, voor wie per project of klant werkt, een verdeling per project, taak of locatie. Voor goedkeuring zijn een indieningsmoment en een goedkeuringsmoment belangrijk.
Wat is het verschil tussen een urenstaat en urenregistratie?+
Urenregistratie is de activiteit waarbij medewerkers hun werktijd vastleggen. De urenstaat is het overzicht dat daaruit ontstaat - per medewerker, per periode. Goede urenregistratie vult de urenstaat automatisch, zodat er niets achteraf hoeft te worden ingevuld.
Kan ik een urenstaat in Excel bijhouden?+
Voor een eenpitter of heel klein team kan een Excel-urenstaat tijdelijk werken. Zodra meerdere medewerkers, projecten, correcties, goedkeuringen en bewaartermijnen meespelen, wordt een online workflow betrouwbaarder dan losse spreadsheets. EasyHours biedt gratis Excel-templates en een online product, zodat je naar de juiste vorm kunt groeien.
Hoe lang moet een urenstaat bewaard blijven?+
In Nederland geldt voor arbeidstijdregistratie een wettelijke bewaartermijn (op hoofdlijnen 52 weken voor de Arbeidstijdenwet, met aanvullende eisen voor loonadministratie en fiscale doeleinden). De precieze bewaartermijn hangt af van waar de gegevens voor gebruikt worden en welke cao en regelgeving van toepassing zijn. Vraag advies aan je eigen jurist of accountant voor jouw situatie.
Hoe werkt urenstaat goedkeuren in EasyHours?+
Medewerkers dienen hun urenstaat in vanuit de app of het web. De manager ziet alle ingediende urenstaten op een plek, met ontbrekende uitklokmomenten, overuren en correcties uitgelicht. Goedkeuren gebeurt met een klik per medewerker; correcties krijgen een commentaar en hergoedkeuring. Elke wijziging blijft herleidbaar in de geschiedenis.
Kan een urenstaat per project of klant worden bijgehouden?+
Ja. Bij het inklokken kan de medewerker kiezen voor een project, klant, taak of werklocatie. De urenstaat toont vervolgens de uitsplitsing en de export kan worden gegroepeerd per project of klant - bruikbaar voor facturatie, projectrapportage en interne controle.
Wat gebeurt er met een goedgekeurde urenstaat als er een correctie nodig is?+
Een goedgekeurde urenstaat is vergrendeld. Komt er na goedkeuring een correctie naar boven - bijvoorbeeld een vergeten pauze of een verkeerd geboekt project - dan wordt die als nieuwe wijziging ingediend, opnieuw goedgekeurd en in de geschiedenis vastgelegd. Wat er op de export staat is altijd wat de manager voor het laatst heeft afgetekend.
Is een online urenstaat AVG-proof?+
EasyHours hanteert dataminimalisatie, een Europees hostingmodel en transparantie naar de medewerker over wat er wordt vastgelegd. Optionele functies zoals GPS bij het inklokken staan standaard uit. Welke specifieke AVG-vereisten voor jouw verwerking gelden, hangt af van je organisatie en sector - vraag advies aan je eigen privacy- of arbeidsjurist.
Wat is een uurstaat? Is dat hetzelfde als een urenstaat?+
Ja. 'Uurstaat' en 'urenstaat' worden in de praktijk door elkaar gebruikt voor hetzelfde overzicht van gewerkte uren per medewerker en periode. In Belgie komt 'uurstaten' iets vaker voor; in Nederland is 'urenstaat' het meest gangbaar.
EasyHours proberen
Geef je urenstaten een echte goedkeuringsflow
Draai een volledige urenstaat-periode mee: medewerkers vullen in tijdens de week, dienen in aan het einde, jij keurt goed en de export gaat naar loon en facturatie. Daarna beslis je of EasyHours past.
Vanaf €5 per gebruiker / maand · 30 dagen gratis · zonder creditcard