Loading...
Door EasyHours | 5 april 2025
Een gids voor de gevolgen van het niet registreren van arbeidstijd
Tags: arbeidstijdregistratie, registratieplicht, verplichtingen, eu-regels, arbeidstijd, rusttijd, tijdregistratie
Hoe beïnvloedt het uw bedrijf als u het vereiste van arbeidstijdregistratie uitstelt of over het hoofd ziet? In deze blogpost bekijken we de gevolgen – juridisch, economisch en praktisch – van het niet registreren van arbeidstijd. Sinds 1 juli 2024 moeten alle werkgevers de arbeidstijd van werknemers registreren, en overtreding van de registratieplicht kan leiden tot alles van boetes tot schadeclaims. We leggen alles uit in een rustige en informatieve taal zonder angstzaaierij, geven voorbeelden van mogelijke scenario's, en tonen u een veilige oplossing die het risico wegneemt en tijd bespaart.
Op 1 juli 2024 is er in Nederland een nieuwe verplichting inzake arbeidstijdregistratie in werking getreden. Dit betekent dat alle werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moeten hebben om de dagelijkse arbeidstijd van werknemers te registreren. Het doel van de verplichting is om naleving van de arbeidsomstandigheden te waarborgen, zoals dagelijkse rustperiodes en de 48-urige werkweekgrens, en om transparantie over de werktijd te creëren. De eis geldt voor vrijwel alle werknemers – alleen enkele zelforganiserende topmedewerkers kunnen worden uitgezonderd, en dit moet dan in het contract worden vermeld. Voor de meeste kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) betekent dit dat men een vorm van tijdregistratie moet invoeren als men die nog niet heeft. Lees meer over de specifieke registratieplicht voor arbeidstijd.
De autoriteiten (bijv. de Arbeidsinspectie) houden toezicht op de naleving van de regels. Het ontbreken van tijdregistratie op zich heeft geen specifieke boete in de verplichting, maar het plaatst het bedrijf in een kwetsbare positie: Zonder registratie heeft u geen bewijs dat u de regels volgt. In de praktijk kan dit ertoe leiden dat men onbedoeld de arbeidstijdenregels overtreedt – of dat men zijn onschuld niet kan bewijzen als dat wordt beweerd. Hieronder bespreken we de verschillende gevolgen van het negeren of uitstellen van de eis tot tijdregistratie.
Als u niet voldoet aan de registratieplicht van arbeidstijdregistratie, kan dit juridische gevolgen hebben. De Arbeidsinspectie richt zich nu al op de nieuwe eis, en een werkgever die de arbeidstijd van werknemers niet kan documenteren, riskeert sancties. In eerste instantie kunnen de autoriteiten waarschuwingen of bevelen geven – bijvoorbeeld een bevel om binnen een termijn een systeem in te voeren. Als dit wordt genegeerd, of als directe schendingen van de arbeidstijdenregels worden ontdekt (zoals de rusttijdenregels of de 48-urengrens), kan de Arbeidsinspectie boetes opleggen. In het ergste geval kunnen ze zelfs eisen dat het bedrijf de activiteiten tijdelijk stopt totdat de problemen zijn opgelost.
Volgens de arbeidsomstandighedenwetgeving kan overtreding van de rust- en arbeidstijdenregels worden bestraft met een boete en in extreme gevallen gevangenisstraf (tot 2 jaar) voor ernstigere, opzettelijke overtredingen. Het moet worden benadrukt dat gevangenisstraffen uiterst zeldzaam zijn en alleen relevant zijn in zeer ernstige gevallen – maar het illustreert dat de autoriteiten het gebied serieus nemen. Boetes zijn een meer voor de hand liggend risico: ze kunnen variëren afhankelijk van de omvang van de overtreding en de grootte van het bedrijf. In zaken van schending van de rusttijdenregels hanteert de Arbeidsinspectie standaardboetes, waarbij het basisbedrag doorgaans ongeveer €3.000–€6.000 per overtreding is. Als meerdere werknemers zijn getroffen, of als er verzwarende omstandigheden zijn, kan het boeteniveau verder escaleren – potentieel oplopend tot zeer grote bedragen. In bijzonder ernstige gevallen met veel herhaalde overtredingen zouden de totale boetes in theorie honderdduizenden euro's kunnen bereiken, hoewel hopelijk de meeste MKB's nooit in de buurt van dat niveau komen.
Een andere juridische consequentie is de aansprakelijkheid tegenover de werknemers. De regels voor arbeidsomstandigheden en arbeidstijden geven werknemers recht op compensatie als de regels worden overtreden. Als een werknemer kan aantonen (of slechts beweert) dat hij over de toegestane grens heeft gewerkt en jullie kunnen dit niet weerleggen vanwege ontbrekende registratie, kan de rechter de werknemer een compensatie toekennen. Dergelijke compensaties liggen doorgaans in de orde van grootte van €3.500–€7.000 per werknemer, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Een voorbeeld: In een specifieke zaak over de 48-urige regel moest een werkgever €3.500 betalen aan een werknemer die te veel uren had gewerkt over een periode van 4 maanden. Als werkgever ben je verplicht ervoor te zorgen dat elke werknemer deze grenzen niet overschrijdt, dus als dat gebeurt, is de werkgever aansprakelijk. Zonder een betrouwbaar tijdregistratiesysteem kan het onmogelijk zijn om de naleving van de regels te documenteren – en dan sta je juridisch gezien erg zwak.
Wanneer de verplichting niet wordt nageleefd, heeft dat ook gevolgen voor de winst. Economische gevolgen van het ontbreken van tijdregistratie hangen nauw samen met de juridische: Boetes van de autoriteiten en compensaties/vergoedingen aan werknemers moeten door het bedrijf worden betaald en kunnen een kostbare aangelegenheid worden. Zelfs kleinere boetes (bijv. €3.000-€7.000) kunnen merkbaar zijn voor een klein bedrijf, en als meerdere werknemers betrokken zijn, kunnen de bedragen uit de hand lopen. Naast de boete zelf zijn er potentiële proceskosten – tijd en geld besteed aan het omgaan met bevelen, rechtszaken of onderhandelingen met vakbonden. Middelen die beter in het bedrijf hadden kunnen worden gebruikt, worden in plaats daarvan vastgelegd in brandbestrijding.
Het ontbreken van arbeidstijdregistratie kan ook indirect leiden tot economische verliezen. Als jullie geen controle hebben over de uren, lopen jullie het risico op fouten in loonbetalingen – bijvoorbeeld dat er te weinig wordt uitbetaald voor overwerk (wat kan leiden tot eisen voor nabetaling later), of dat jullie te veel betalen omdat niemand het overzicht heeft. Beide zijn op de lange termijn duur. Bovendien kan het ontbreken van een goed systeem het moeilijker maken om werkprocessen te optimaliseren en de tijd van werknemers effectief te benutten. Zonder gegevens over arbeidstijd verliest het management een belangrijke basis voor het optimaal plannen van middelen, wat de productiviteit kan beïnvloeden.
Ten slotte moet men de zachte economische gevolgen zoals reputatieverlies niet onderschatten. Als een bedrijf herhaaldelijk arbeidstijdregels overtreedt of bekend staat om het niet zorgen voor de werkomgeving van werknemers, kan dit het merk schaden en het moeilijker maken om zowel klanten als talent aan te trekken. In sectoren met een hoge vakbondsdekking kan het ontbreken van registratie ook leiden tot meer geschillen met vakbonden, wat vaak eindigt in dure schikkingen of rechtszaken. Al met al kan een "besparingsmaatregel" door tijdregistratie uit te stellen erg duur blijken te zijn wanneer alle bijkomende kosten worden meegerekend.
Naast de lange arm van de wet en de economie zijn er een aantal praktische gevolgen van het niet implementeren van tijdregistratie. Allereerst sta je zonder documentatie van de werktijden van de werknemers. Het klinkt misschien abstract, maar denk aan situaties waarin documentatie van cruciaal belang is: bijvoorbeeld als een werknemer gewond raakt op het werk. In een arbeidsongevalzaak kan het belangrijk zijn om te kunnen aantonen wanneer en hoe lang de betrokkene heeft gewerkt, zowel voor verzekeringen als om te bepalen of de arbeidsomgevingsregels (zoals rusttijd) zijn nageleefd voorafgaand aan het ongeval. Als u geen registraties heeft, staat u er slecht voor om te bewijzen dat u de werknemer niet buiten redelijke grenzen heeft geduwd. Onvoldoende documentatie kan dus de uitkomst van de zaak voor het bedrijf verergeren of de behandeling van de zaak vertragen.
Een ander praktisch probleem is dat zonder een systeem het risico bestaat op interne onenigheid en onzekerheid. Werknemers kunnen twijfelen over hoe ze hun tijd moeten registreren – of zelfs of ze wel het juiste loon krijgen voor overwerk. Dit kan frustratie en wantrouwen veroorzaken als er geen duidelijke richtlijnen zijn. Kleine misverstanden over werktijd kunnen groot worden zonder een gemeenschappelijk referentiepunt. Bijvoorbeeld, een werknemer kan denken dat hij meer heeft gewerkt dan afgesproken, terwijl het management zich daar misschien niet van bewust is – zonder registratie eindigt zo'n situatie gemakkelijk in een conflict of ontevredenheid die had kunnen worden vermeden.
Bovendien kan het ontbreken van tijdregistratie operationele uitdagingen in het dagelijks leven veroorzaken. Het plannen van personeel, vakanties, overwerk, enz. wordt moeilijker zonder een geïntegreerd systeem. Jullie verspillen tijd aan handmatige taken omdat er geen automatische manier is om gegevens te verzamelen. Het kan verleidelijk zijn om door te gaan met "zoals we altijd doen" en te denken dat het wel goed komt – maar vaak eindig je met meer tijd besteden aan het rommelen met urenstaten, Excel-sheets of achteraf rationaliseren, dan het zou kosten om een slim systeem op te zetten. Met andere woorden: Zonder een tijdregistratiesysteem loop je het risico op zowel chaos als tijdverspilling in de administratie, wat een praktische belemmering is voor een effectieve werkdag.
Laten we eens kijken naar enkele concrete scenario's die de gevolgen illustreren van het niet naleven van de arbeidstijdregels en de eis van registratie:
Boete en bevel van de autoriteiten: Stel je voor dat de Arbeidsinspectie op bezoek komt. Jullie hebben geen systeem en het wordt ontdekt dat meerdere medewerkers werken zonder dat hun tijd wordt geregistreerd. De autoriteit kan bijvoorbeeld een bevel geven om onmiddellijk tijdregistratie in te voeren en tegelijkertijd een boete opleggen voor het overtreden van de arbeidstijdregels. Het boeteniveau hangt af van de omstandigheden, maar zelfs een kleine eerste overtreding kan bijvoorbeeld €3.000-€4.500 aan boete kosten. Als jullie snel handelen, komen jullie misschien weg met alleen een bevel en begeleiding – maar het is nog steeds een stressvolle en verstorende ervaring die gemakkelijk had kunnen worden vermeden.
Schadeclaim van medewerker (48-urige regel): Een medewerker heeft het druk gehad en beweert na enkele maanden dat hij vaak meer dan 48 uur per week gemiddeld heeft gewerkt. Omdat er bij jullie geen systematische registratie is, kunnen jullie geen nauwkeurige urenstaten tonen. De medewerker wendt zich tot zijn vakbond, die helpt bij het indienen van een claim voor compensatie voor het overtreden van de 48-urige regel. In een dergelijk geschil zal de rechter doorgaans het woord van de medewerker aannemen als de onderneming geen documentatie heeft. Het kan eindigen met dat jullie €3.500 aan de medewerker moeten betalen als compensatie voor de periode die jullie niet kunnen documenteren. Tegelijkertijd krijgen jullie de opdracht om een systeem op te zetten, zodat het zich niet herhaalt. Hoe dan ook, €3.500 is een aanzienlijk bedrag – en het geld had waarschijnlijk vele malen een tijdregistratiesysteem kunnen financieren.
Slechte zaak bij arbeidsongeval: Op een ongelukkige dag gebeurt er een arbeidsongeval in jullie werkplaats, waarbij een medewerker ernstig gewond raakt laat in de middag. De Arbeidsinspectie en de verzekeringsmaatschappij onderzoeken de zaak. Ze vragen om documentatie van de werktijd van de gewonde tot aan het ongeval, onder andere om te zien of de 11-uur regel voor rust in de voorgaande 24 uur is nageleefd. Omdat jullie geen werktijdregistratie hebben bijgehouden, kunnen jullie geen documentatie overleggen. Later blijkt dat de medewerker de avond ervoor tot laat in de avonddienst had gewerkt en de volgende ochtend weer vroeg aanwezig was – mogelijk in strijd met de rusttijdenregels. Het gebrek aan gegevens maakt het moeilijk om dit te weerleggen, en het kan leiden tot een strengere beoordeling van jullie verantwoordelijkheid. In het ergste geval kan de verzekeringsmaatschappij de schadevergoeding verminderen of kan de Arbeidsinspectie een extra boete opleggen voor het overtreden van de rusttijdenregels, bovenop de trieste situatie die het al is. Als jullie een goede registratie hadden gehad, hadden jullie de overtreding kunnen voorkomen – of kunnen aantonen dat jullie de regels daadwerkelijk hebben nageleefd.
Administratieve chaos en tijdverspilling: In een druk klein bedrijf zonder tijdregistratie proberen jullie de werktijd bij te houden via vertrouwen en zelfgemaakte oplossingen. Na verloop van tijd hebben verschillende medewerkers verschillende afspraken: sommigen sturen uren per e-mail, anderen schrijven ze op papier. Wanneer een senior medewerker met vakantie gaat, ontdekken jullie dat niemand de extra uren heeft geregistreerd die zij voor de vakantie heeft gemaakt. Jullie moeten een hele dag besteden aan het reconstrueren van haar schema door oude kalenders en projectnotities door te spitten. Ondertussen is een andere medewerker ontevreden omdat hij vindt dat hij de afgelopen maand niet correct is betaald voor overuren. Dit alles leidt tot stress en extra werk voor het management. Het is een voorbeeld van hoe het ontbreken van een systeem nu tijd bespaart, maar later tijd en hoofdpijn kost. Een digitaal systeem zou een gezamenlijk overzicht hebben gegeven en deze onzekerheden hebben geëlimineerd.
Deze scenario's illustreren dat de gevolgen zowel juridisch, economisch als praktisch kunnen zijn. Gelukkig is er veel dat je kunt doen om te voorkomen dat je in dergelijke situaties terechtkomt. De sleutel is om op een slimme manier te beginnen met urenregistratie – en het liefst voordat het te laat is.
Het positieve is dat de oplossing voor bovenstaande uitdagingen eenvoudig is: Zorg voor een betrouwbare urenregistratie en een duidelijk beleid daaromtrent. Als je niet zeker weet hoe je dit moet aanpakken, is er hulp beschikbaar. Hier zijn enkele bronnen en tips om goed van start te gaan:
Krijg inzicht in de regels: Begin met het lezen van de belangrijkste informatie over de registratieplicht. We hebben de meest voorkomende vragen en antwoorden verzameld in onze FAQ over arbeidstijdregistratie – hier vind je informatie over wie onder de wet valt, wat er geregistreerd moet worden en hoe je gegevens opslaat, enzovoort. Bekijk ook onze gids voor registratieplicht voor een volledig overzicht. Hoe beter je de regels begrijpt, hoe zekerder je ermee om kunt gaan.
Gids voor een goede start: Het hoeft niet moeilijk te zijn om urenregistratie in te voeren. Lees onze gids Zo begin je met urenregistratie, die stap voor stap uitlegt hoe je een systeem op je werkplek implementeert. De gids behandelt alles van het kiezen van een oplossing, het betrekken van medewerkers, tot hoe je een eenvoudig urenregistratiebeleid voor het bedrijf opstelt. Met een plan in de hand vermijd je verrassingen.
Kies het juiste systeem: Er zijn veel manieren om tijd te registreren – van eenvoudige spreadsheets tot geavanceerde digitale systemen. De keuze hangt af van je behoeften. In de blogpost Zo kies je het juiste urenregistratiesysteem bespreken we de voor- en nadelen van verschillende oplossingen. Overweeg factoren zoals gebruiksvriendelijkheid, mogelijkheid tot integratie met het salarissysteem, mobiele app voor medewerkers, enz. Een goed systeem moet het voor iedereen gemakkelijk maken om continu tijd te registreren, zodat het geen last wordt in het dagelijks leven.
Betrek de medewerkers: Vergeet niet om uw medewerkers te informeren en op te leiden wanneer u tijdregistratie invoert. Maak duidelijk dat het doel niet controle om de controle is, maar dat het een verplichting is en een waarborg voor hun rechten (wat het ook is). Voer gerust een dialoog over hoe tijdregistratie iedereen een beter overzicht kan geven van de werktijd en bijvoorbeeld correcte overurenbetaling kan garanderen. Wanneer medewerkers de bedoeling begrijpen en zich gehoord voelen, verloopt de implementatie soepeler.
Door gebruik te maken van bovenstaande bronnen en adviezen kunt u relatief snel grip krijgen op de tijdregistratie. Veel bedrijven zijn al begonnen – en hoe eerder u meedoet, hoe meer u het risico voorkomt van de ongunstige gevolgen die we eerder beschreven.
Tot slot is het goed om te vermelden dat je er niet alleen voor staat. EasyHours is juist ontwikkeld om bedrijven zoals het jouwe veilig door deze overgang te helpen. EasyHours.nl biedt een gebruiksvriendelijke tijdregistratie-app die automatisch aan alle verplichtingen voldoet. Met EasyHours kunnen medewerkers eenvoudig hun werktijd registreren via computer of smartphone, en als werkgever krijg je een volledig overzicht. Het systeem stuurt zelfs waarschuwingen als iemand op het punt staat de rusttijden of de 48-urige regel te overschrijden, zodat je op tijd kunt ingrijpen en aan de juiste kant van de verplichting blijft – zonder stress en zonder handmatig toezicht.
Door te kiezen voor een oplossing zoals EasyHours elimineert u het risico op boetes en juridische problemen. U bespaart ook tijd in de administratie: geen handmatige invoer meer in Excel of vergeten briefjes. Alles wordt automatisch geregistreerd en veilig in de cloud opgeslagen voor de vereiste 5 jaar, klaar voor documentatie als dat ooit nodig zou zijn. Tegelijkertijd krijgt u waardevolle gegevens die u kunt gebruiken om de bedrijfsvoering te optimaliseren en ervoor te zorgen dat de tijd van medewerkers goed wordt besteed. Het geeft zowel het management als de medewerkers gemoedsrust.
Call-to-action: Zijn jullie klaar om tijdregistratie eenvoudig en zorgeloos te maken? Laat EasyHours jullie op weg helpen. Bezoek EasyHours.nl voor meer informatie en een gratis proefperiode. Jullie zijn ook welkom om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend gesprek – wij staan klaar om te adviseren en ervoor te zorgen dat jullie veilig voldoen aan de nieuwe registratieplicht. Met EasyHours als partner kunnen jullie je met een gerust hart richten op waar jullie het beste in zijn, in de wetenschap dat de werktijd correct wordt geregistreerd en dat jullie volledig aan de verplichting voldoen. Maak het jezelf gemakkelijk – en begin vandaag nog met EasyHours!