Loading...
Door EasyHours | 10 april 2025
Een gids voor het kiezen van het optimale tijdregistratiesysteem dat past bij de behoeften van je bedrijf
Tags: tijdregistratiesysteem, werktijdregistratie, digitalisering, mkb
Het kiezen van het juiste tijdregistratiesysteem voor je bedrijf kan cruciaal zijn voor zowel efficiëntie, medewerkerstevredenheid als naleving van de registratieplicht. Met de vele opties op de markt kan het echter moeilijk zijn om te navigeren en precies de oplossing te vinden die aan jullie behoeften voldoet.
In dit artikel begeleiden we je door het proces van het kiezen van het optimale tijdregistratiesysteem. We bekijken de belangrijkste criteria die je in overweging moet nemen, typische valkuilen die je moet vermijden, en hoe je de balans vindt tussen eenvoud en functionaliteit. Of je nu een klein bedrijf bent dat voor het eerst met tijdregistratie begint, of een grotere organisatie die je huidige systeem wil upgraden, hier krijg je concrete adviezen om de juiste keuze te maken.
Het kiezen van het juiste tijdregistratiesysteem vanaf het begin is om meerdere redenen cruciaal. Ten eerste is werktijdregistratie niet langer een keuze, maar een verplichting: Sinds 1 juli 2024 moeten alle werkgevers de werktijd van hun werknemers registreren. Het juiste systeem helpt je bedrijf om aan de verplichting te voldoen zonder onnodige rompslomp, omdat het zorgt voor betrouwbare registratie en opslag van gegevens.
Ten tweede gaat het om langetermijnefficiëntie. Als je nu investeert in een goed systeem, voorkom je dat je later moet overstappen – een proces dat tijdrovend en duur kan zijn. Een goed functionerend systeem geeft je snel inzicht in uren, maakt loonverwerking eenvoudiger en geeft je tijd vrij voor belangrijkere taken.
Gebruiksvriendelijkheid is uiteindelijk een enorme factor: Kies je voor een systeem dat je medewerkers eenvoudig kunnen gebruiken (bij voorkeur een eenvoudige urenregistratie via een app of web), dan vergroot je de kans dat iedereen zijn tijd correct registreert. Dat zorgt voor betere data en minder frustratie. Kortom, de juiste keuze vanaf het begin geeft rust, omdat je zowel compliant bent als een oplossing hebt die in de dagelijkse praktijk werkt.
Tip: Als je helemaal nieuw bent in digitale tijdregistratie, kun je onze gids over 5 stappen om te beginnen met tijdregistratie lezen voor een implementatieplan. Hier krijg je hulp om goed van start te gaan met je nieuwe systeem.
Wanneer je bedrijf een nieuw tijdregistratiesysteem moet kiezen, zijn er een aantal belangrijke criteria om te overwegen. Hier bespreken we zeven centrale punten die je kunnen helpen de juiste keuze te maken:
Gebruiksvriendelijkheid: Het systeem moet gemakkelijk te gebruiken zijn voor alle medewerkers – ongeacht hun technische niveau. Een intuïtieve oplossing met een eenvoudig ontwerp zorgt ervoor dat werktijdregistratie een gemakkelijk onderdeel van de dagelijkse routine wordt en geen tijdverspiller. Denk na of het systeem in het Nederlands beschikbaar is, of de menu's overzichtelijk zijn en of het gemakkelijk te leren is. Hoe gebruiksvriendelijker, hoe groter de kans dat iedereen het elke dag correct gebruikt.
Prijs: Overweeg zowel de aanschafprijs als de doorlopende kosten. Voor een MKB kan het budget beperkt zijn, dus het is belangrijk om een oplossing te vinden die aan uw behoeften voldoet zonder de bank te breken. Vergeet niet dat de goedkoopste oplossing niet altijd de beste is – als een goedkoop systeem belangrijke functies mist of moeilijk te gebruiken is, kan het uiteindelijk meer kosten in tijdverlies en frustratie. Vergelijk prijzen van verschillende oplossingen en let op of de prijs per gebruiker, per maand of eventueel een eenmalige licentie is.
Mobiele toegang: Tegenwoordig wordt er veel werk onderweg of buiten kantoor gedaan. Zorg ervoor dat je een systeem kiest met een app voor urenregistratie of een mobielvriendelijke website, zodat medewerkers hun tijd kunnen registreren vanaf hun smartphone of tablet. Mobiele toegang maakt het voor werknemers eenvoudig om "in en uit te klokken", of ze nu op kantoor zijn, thuis of bij een klant. Dit vergroot de kans dat de tijd realtime en correct wordt geregistreerd, in plaats van dat men het later moet herinneren.
Gegevensopslag en beveiliging: Een tijdregistratiesysteem moet uw gegevens veilig opslaan. Volgens de registratieplicht moeten gegevens over werktijd tot meerdere jaren worden bewaard, dus het systeem moet langdurige gegevensopslag aankunnen. Onderzoek waar de gegevens worden opgeslagen – is het in de cloud op een veilige server? – en of de leverancier voldoet aan de AVG en andere beveiligingsnormen. U wilt een betrouwbaar systeem dat geen gegevens verliest en de persoonlijke gegevens van medewerkers beschermt.
Rapportage: Goede rapportagemogelijkheden zijn een must. U moet eenvoudig rapporten kunnen genereren over werktijd voor een bepaalde periode, zowel om naleving te controleren (bijv. naleving van de 48-urige regel) als om gegevens te gebruiken voor loon, facturering of productiviteitsanalyses. Kies een systeem waarmee u met een paar klikken overzichtelijke rapporten kunt genereren over de uren van medewerkers, overwerk, vakantie, enz. Een bonus is als u de rapporten kunt aanpassen of gegevens naar Excel/PDF kunt exporteren indien nodig.
Ondersteuning en hulp: Technologie moet werken, maar het is belangrijk om hulp bij de hand te hebben als er vragen of problemen ontstaan. Controleer welke ondersteuning wordt aangeboden: Is er Nederlandse ondersteuning? Telefonische ondersteuning, chat of e-mail? Hoe snel reageren ze? Vooral in het begin kan het zijn dat je wat extra hulp nodig hebt bij het opzetten of gebruiken van het systeem. Een leverancier met goede klantenservice kan het verschil maken tussen een positieve of negatieve implementatie-ervaring. Lees eventueel beoordelingen van andere klanten over hun ondersteuningservaringen.
Integratie met andere systemen: Tijdregistratie werkt zelden geïsoleerd. Het kan veel handmatig werk besparen als het systeem kan integreren met je andere systemen – bijvoorbeeld loonadministratie, financiële systemen of projectmanagementtools. Met een goede integratie kunnen geregistreerde uren automatisch worden overgedragen voor loonuitbetaling of facturering, zodat je dubbele invoer kunt vermijden. Overweeg de programma's die je al in het bedrijf gebruikt en onderzoek of het tijdregistratiesysteem ermee kan communiceren. Dit zorgt voor een gestroomlijndere workflow en minder fouten.
Wanneer bedrijven voor het eerst een tijdregistratiesysteem kiezen, zie je vaak dezelfde typische fouten terugkomen. Hier zijn enkele valkuilen en adviezen om ze te vermijden:
Te eenzijdig op prijs focussen: Natuurlijk moet de financiën kloppen, maar pas op dat je niet alleen voor de goedkoopste oplossing gaat. Een typische fout is om een gratis of zeer goedkoop systeem te kiezen dat moeilijk te gebruiken blijkt of essentiële functies mist. De oplossing is om het geheel in overweging te nemen – wees bereid te betalen voor kwaliteit als dat op de lange termijn tijd en gedoe bespaart.
Een te complex systeem kiezen: Sommige bedrijven eindigen met een te geavanceerd systeem omdat ze denken "hoe meer functies, hoe beter". Maar als het systeem te uitgebreid is, kan het intimiderend of onoverzichtelijk zijn voor de gebruikers. Het resultaat is dat medewerkers misschien alle mooie functies niet gebruiken – of erger nog, het systeem helemaal vermijden. Vermijd deze fout door de complexiteit van het systeem af te stemmen op uw werkelijke behoeften. Vaak is een eenvoudigere oplossing het beste voor kleinere bedrijven (meer hierover hieronder).
Werknemers niet betrekken: Het is een grote fout om de keuze te maken in een afgesloten kantoor zonder input van degenen die het systeem dagelijks moeten gebruiken. Als werknemers het gevoel hebben dat een nieuw systeem "over hen heen wordt geduwd", kan er weerstand ontstaan. U kunt dit vermijden door werknemers vroeg in het proces te betrekken – bijvoorbeeld door feedback te krijgen over de gebruiksvriendelijkheid tijdens een gratis proefperiode. Op deze manier krijgt u hun instemming en voelen zij eigenaarschap over de oplossing.
Geen proefperiode of test: Een kat in de zak kopen is riskant. Een veelgemaakte fout is om een systeem uit te rollen zonder het eerst goed te testen. Gelukkig bieden de meeste aanbieders een gratis proefperiode of demo aan. Maak er gebruik van! Laat een paar medewerkers het systeem in de praktijk uitproberen gedurende een week of twee. Zo ontdekt u eventuele uitdagingen voordat u zich te veel heeft vastgelegd. De testperiode biedt ook de mogelijkheid om de instellingen aan te passen, instructies te maken en ervoor te zorgen dat u de juiste keuze heeft gemaakt voordat u definitief investeert.
De toekomst vergeten: Misschien heeft u nu maar een paar medewerkers, maar hoe zit het over een paar jaar? Een fout is om een oplossing te kiezen die niet kan worden opgeschaald of aangepast aan de ontwikkeling van het bedrijf. Overweeg daarom ook toekomstige behoeften: Kan het systeem omgaan met een verdubbeling van het aantal medewerkers? Kunnen er nieuwe functies worden aangeschaft als de behoeften groeien? Door vooruit te denken, zorgt u ervoor dat het systeem met uw bedrijf mee kan groeien en voorkomt u dat u binnenkort weer moet overstappen.
Door op deze punten te letten, kunnen jullie de grootste valkuilen vermijden. Het gaat erom realistisch te zijn, de tijd te nemen om de markt te onderzoeken en degenen te betrekken die de oplossing zullen gebruiken. Zo staan jullie sterker in jullie keuze voor tijdregistratie vanaf het begin.
De markt biedt alles, van zeer eenvoudige apps tot zeer geavanceerde tijdregistratiesystemen. Maar welk type past het beste bij een klein of middelgroot bedrijf?
Kleine bedrijven halen vaak de meeste waarde uit eenvoudige systemen. Een eenvoudige oplossing richt zich op het essentiële – eenvoudige tijdregistratie van werktijd – zonder een hoop extra (en potentieel verwarrende) functies. Dit betekent meestal lagere kosten, snellere implementatie en een gebruiksvriendelijkere ervaring. Werknemers kunnen het systeem snel leren kennen en jullie kunnen snel beginnen met het correct registreren van tijd.
De meer complexe oplossingen zijn vaak gericht op grote bedrijven met complexe behoeften: Ze kunnen alles omvatten, van projectmanagement, dienstroosterplanning, HR-modules, integratie met veel verschillende systemen, enzovoort. Het kan verleidelijk zijn om voor een "Rolls Royce"-oplossing te kiezen, maar voor een klein bedrijf kan het voelen als met kanonnen op muggen schieten. Jullie lopen het risico te betalen voor functies die jullie nooit zullen gebruiken, en het systeem kan moeilijker te onderhouden zijn.
Daarom: Wees eerlijk over jullie behoeften. Als jullie vooral behoefte hebben aan het bijhouden van in- en uitlooptijden en willen zorgen dat niemand te veel werkt, is een eenvoudige urenregistratie-oplossing waarschijnlijk voldoende. Je kunt altijd later upgraden als de behoefte ontstaat. Begin simpel – het belangrijkste is dat je begint met urenregistratie, voldoet aan de registratieplicht en profiteert van de voordelen die digitale urenregistratie in het dagelijks leven biedt.
(Lees eventueel ons artikel over de voordelen van een digitale oplossing om te zien wat u concreet wint door papier en Excel te laten vallen.)
Het kiezen van het juiste tijdregistratiesysteem vereist wat voorbereiding, maar het betaalt zich snel terug in de vorm van eenvoudigere administratie, tevreden medewerkers en veilige naleving van de registratieplicht. Denk op de lange termijn en vind een oplossing die past bij uw bedrijf, zowel vandaag als morgen. Wanneer u criteria zoals gebruiksvriendelijkheid, prijs, mobiele toegang, gegevensopslag, rapportage, ondersteuning en integratie hebt overwogen – evenals het vermijden van de typische valkuilen – bent u goed voorbereid om de juiste beslissing te nemen.
En wat nu? Als u op zoek bent naar een eenvoudig en effectief tijdregistratiesysteem, is EasyHours een voor de hand liggende keuze. EasyHours voldoet op een gebruiksvriendelijke manier aan alle genoemde criteria en is ontwikkeld met het oog op de behoeften van MKB's. Start uw gratis proefperiode bij EasyHours.nl vandaag nog en ervaar hoe eenvoudig het kan zijn om de werktijd bij te houden – zo bent u snel van start en volledig compliant zonder gedoe. Wij staan klaar om u goed op weg te helpen!