Loading...
Door EasyHours | 5 april 2025
Een praktische gids voor de nieuwe eisen voor werktijdregistratie voor Nederlandse bedrijven
Tags: werktijdregistratie, wettelijke vereisten, mkb, tijdregistratie
Op 1 juli 2024 is een nieuwe wet van kracht geworden die werktijdregistratie vereist voor alle werknemers in Nederland. Vooral voor kleine en middelgrote bedrijven kan het overweldigend zijn om plotseling dagelijks werktijd te moeten registreren. Wat houden de nieuwe tijdregistratie-eisen in en hoe begin je eraan?
Geen zorgen – in deze blogpost beantwoorden we de meest voorkomende vragen over werktijdregistratie in duidelijke en geruststellende taal, zonder juridische of technische jargon.
We behandelen onderwerpen zoals: Wie moet tijd registreren? Hoe moet werktijd worden geregistreerd? Hoe zit het met thuiswerken? Wat is een zelfplanner? Hoe moeten gegevens worden opgeslagen? en Welke systemen kunnen worden gebruikt? Tot slot krijg je ook een tip voor een eenvoudige oplossing die ervoor zorgt dat je bedrijf aan alle werktijdregels voldoet zonder gedoe.
Kort gezegd: Alle werkgevers en werknemers vallen onder de verplichting tot werktijdregistratie. Of je bedrijf nu groot of klein is, en of werknemers nu fulltime, parttime, in een flexbaan of op uurbasis werken, hun werktijd moet dagelijks worden geregistreerd. Zelfs een werknemer die slechts een paar uur per week werkt, moet zijn uren registreren.
Er zijn slechts enkele mogelijke uitzonderingen. Topmanagers (bijvoorbeeld een CEO die juridisch niet als "werknemer" wordt beschouwd) kunnen buiten de vereiste vallen. Daarnaast bestaat het concept van "zelfregelaars" – werknemers in speciale functies met een hoge mate van autonomie. Deze kunnen worden vrijgesteld van registratie, maar dit vereist een specifieke overeenkomst (zie meer over zelfregelaars verderop). Voor de meeste bedrijven zal dit echter niet van toepassing zijn, dus reken erop dat alle werknemers hun werktijd moeten registreren.
De nieuwe wet vereist dat u de totale werktijd van elke werknemer voor elke dag registreert. Dat wil zeggen het aantal uren dat de persoon op een bepaalde dag heeft gewerkt. U hoeft niet precies te noteren wanneer op de dag het werk is uitgevoerd (aanvangstijd en vertrektijd zijn niet vereist) – alleen hoeveel uur er die dag in totaal is gewerkt. Als een werknemer bijvoorbeeld 7 uur op kantoor werkt en later 1 uur thuis 's avonds, moet de dag als 8 uur in totaal worden geregistreerd.
Wie voert de registratie uit en hoe vaak? Het meest gebruikelijke is dat de werknemer zelf zijn uren registreert, bijvoorbeeld via een tijdregistratiesysteem of een urenstaat. De wet zegt niets over hoe vaak dit moet gebeuren – het kan dagelijks, wekelijks of na elke voltooide taak zijn, afhankelijk van wat zinvol is in uw bedrijf. Het belangrijkste is dat de registraties betrouwbaar zijn. Het wordt aanbevolen om de tijd continu bij te houden (bij voorkeur dagelijks of bijna), terwijl het nog vers in het geheugen zit, om fouten te voorkomen. Als werkgever kan het een goed idee zijn om enkele eenvoudige interne richtlijnen op te stellen over hoe en wanneer werknemers hun werktijd moeten registreren, zodat iedereen het correct en consistent doet.
Wat moet worden geregistreerd als werktijd? Alleen de daadwerkelijke werktijd moet worden geregistreerd. Pauzes die voor eigen rekening zijn (dus waarbij de werknemer geen loon ontvangt en niet beschikbaar is voor werk) hoeven niet te worden meegeteld. Daarentegen moeten alle gewerkte uren worden geregistreerd – ook al zijn het eventueel overuren zonder extra loon of werk dat op ongewone tijden wordt uitgevoerd. Het soort loon of betaling is niet relevant voor de registratie – het belangrijkste is of de tijd aan werk wordt besteed.
Geldt de eis ook voor thuiswerken? Ja – thuiswerken moet op dezelfde manier worden geregistreerd als werk op de werkplek. Als een werknemer een dag vanuit het thuiskantoor werkt of 's avonds een paar uur extra thuis werkt, moeten die uren worden opgeteld bij de totale werktijd van die dag. De nieuwe wet maakt geen onderscheid tussen waar het werk wordt uitgevoerd; het belangrijkste is dat alle gewerkte uren van de dag worden opgenomen in de registratie.
Het is belangrijk op te merken dat de regels voor rusttijd iets flexibeler zijn bij incidenteel thuiswerken. Normaal gesproken zegt de 11-uur regel dat een werknemer 11 opeenvolgende uren rust moet hebben binnen elke 24 uur. Als een werknemer vrijwillig 's avonds thuis wat extra werkt (buiten de normale werktijd), tellen die uren natuurlijk mee als werk, maar het wordt niet beschouwd als een schending van de rusttijdenregels – mits het incidenteel is en door de werknemer zelf is gepland. Met andere woorden, u hoeft zich geen zorgen te maken over het overtreden van de rusttijdenwet als een werknemer af en toe ervoor kiest om later thuis te werken. Als thuiswerken daarentegen een vast of belangrijk onderdeel van de baan is, gelden de normale rusttijdenregels zoals gebruikelijk. Hoe dan ook, alle werktijd moet worden geregistreerd, ongeacht of deze op kantoor, in het veld of thuis plaatsvindt.
"Zelfplanner" is een term uit de arbeidstijdregels die betrekking heeft op bepaalde werknemers in functies met een zeer hoge mate van vrijheid om hun werk zelf in te plannen. Een werknemer wordt als zelfplanner beschouwd als hij of zij volledig zelf kan bepalen wanneer het werk wordt uitgevoerd, of als de werktijd vanwege de aard van de functie helemaal niet kan worden gemeten of van tevoren kan worden vastgesteld. Meestal gaat het om een zeer klein aantal personen, bijvoorbeeld enkele topmanagers of specialisten, die geen vaste routine of werktijden hebben en in de praktijk zelf over hun tijd beschikken.
Om een werknemer daadwerkelijk als zelfplanner te kunnen uitzonderen, moet dit worden overeengekomen en expliciet in de arbeidsovereenkomst worden vermeld. Als een persoon als zelfplanner is geclassificeerd, betekent dit dat hij of zij kan worden vrijgesteld van de eis van tijdregistratie (en ze zijn meestal ook vrijgesteld van bepaalde delen van de rusttijdenregels en de 48-urengrens). Belangrijk: Zelfplanners zijn de uitzondering die de regel bevestigt. Verreweg de meeste werknemers zijn geen zelfplanners. Met andere woorden, u moet deze uitzondering alleen in zeer bijzondere gevallen gebruiken. Als u twijfelt of een bepaalde functie als zelfplannend kan worden beschouwd, moet er een concrete beoordeling worden gemaakt – en zoals gezegd vereist dit een schriftelijke overeenkomst. Voor de meeste bedrijven zullen alle werknemers hun werktijd normaal moeten registreren.
Hoe lang en hoe moeten we de registraties bewaren? U moet de documentatie van geregistreerde arbeidstijd ten minste 5 jaar bewaren. Deze eis betekent dat de dagelijkse urenstaten of gegevens in uw systeem zelfs vele jaren later moeten kunnen worden opgevraagd. Bovendien moet de werknemer toegang hebben tot zijn of haar eigen geregistreerde gegevens. Zowel huidige als voormalige werknemers hebben het recht om te weten hoeveel ze in een bepaalde periode hebben gewerkt, zelfs tot vijf jaar terug in de tijd.
Voor praktische verwerking betekent dit dat jullie tijdregistratiegegevens veilig en gestructureerd moeten worden opgeslagen. Gebruik een systeem of methode waarbij gegevens niet stiekem kunnen worden gewijzigd of verloren kunnen gaan. Jullie moeten er ook voor zorgen dat jullie een medewerker al zijn registraties van de afgelopen 5 jaar kunnen overhandigen of tonen, als hij of zij daarom vraagt. Als het systeem erg moeilijk is om gegevens uit te halen, kan dat een probleem zijn – de toegang van de medewerker tot de informatie moet in de praktijk "toegankelijk" zijn.
Vergeet bovendien niet om de registraties vertrouwelijk te behandelen, aangezien ze gevoelige persoonlijke informatie over de werktijden en eventueel verzuim van medewerkers kunnen bevatten. Volg bij voorkeur de algemene richtlijnen voor persoonsgegevens/GDPR, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat alleen relevante personen toegang hebben tot de gegevens en de informatie te verwijderen wanneer de bewaartermijn is verstreken. Maar in principe: zorg voor een oplossing die automatisch alle werktijdregistraties voor minimaal vijf jaar opslaat en het mogelijk maakt om ze per medewerker terug te vinden indien nodig.
Moeten we investeren in een duur digitaal systeem? Niet noodzakelijk – de wet geeft jullie de vrijheid om een tijdregistratiesysteem te kiezen, zolang het voldoet aan de eisen om "objectief, betrouwbaar en toegankelijk" te zijn. Dat wil zeggen dat het systeem de totale dagelijkse werktijd nauwkeurig moet kunnen meten (objectief), de gegevens betrouwbaar moeten zijn (betrouwbaar), en zowel de werkgever als de werknemer toegang moeten hebben tot de informatie (toegankelijk).
In de praktijk kan tijdregistratie op veel manieren worden uitgevoerd. Het kan heel eenvoudig zijn, bijvoorbeeld een stuk papier of een spreadsheet waarin de medewerker zijn uren noteert. Het kan ook een elektronische prikklok zijn, een projectmanagementtool met urenregistratie of een speciale tijdregistratie-app. Er is geen vereiste dat het digitaal moet zijn – een fysiek notitieboekje of een e-mail met de uren van de dag kan in principe volstaan. Maar in werkelijkheid zal een digitale oplossing vaak een groot voordeel zijn. Digitale systemen kunnen er automatisch voor zorgen dat gegevens veilig worden opgeslagen voor 5+ jaar, ze kunnen beschermen tegen fouten en fraude (bijvoorbeeld door eerdere registraties te vergrendelen), en ze maken het gemakkelijker om medewerkers inzicht te geven in hun eigen uren.
Wat jullie ook kiezen, zorg ervoor dat het systeem past bij jullie dagelijkse gang van zaken. Hebben jullie weinig medewerkers en een eenvoudige bedrijfsvoering, dan kunnen jullie misschien volstaan met een eenvoudig schema. Hebben jullie veel medewerkers of wisselende werktijden, dan kan een digitaal tijdregistratiesysteem jullie veel tijd en moeite besparen. Overweeg ook integratie met het salarissysteem of roosters, indien relevant – sommige systemen kunnen werktijd automatisch registreren op basis van bijvoorbeeld logins of toegangspassen, maar dat is geen vereiste.
Tip: Het belangrijkste is dat jullie oplossing voldoet aan de wettelijke eisen. Jullie kunnen meer lezen over de voor- en nadelen van verschillende methoden in ons artikel over de voordelen van digitale tijdregistratie. Hebben jullie hulp nodig om te beginnen, dan kunnen jullie ook de gids met de 5 stappen voor het invoeren van tijdregistratie in het bedrijf volgen.
Het invoeren van tijdregistratie hoeft niet moeilijk te zijn. EasyHours.nl is een goed voorbeeld van een oplossing die het gemakkelijk maakt om aan alle wettelijke eisen te voldoen. Met EasyHours kunnen medewerkers hun werktijd snel registreren (ook via mobiel), en het systeem zorgt er automatisch voor dat alle gegevens veilig worden opgeslagen voor 5 jaar. Tegelijkertijd hebben zowel het management als de medewerkers altijd toegang tot de benodigde informatie. EasyHours is specifiek ontworpen om eenvoudig, betrouwbaar en volledig wettelijk te zijn, zodat jullie je kunnen concentreren op jullie bedrijf in plaats van op administratie.
Zou je het in jouw bedrijf willen proberen? Bezoek EasyHours.nl voor meer informatie en begin met een gratis proefperiode. Laat EasyHours jullie helpen om tijdregistratie eenvoudig, efficiënt en compliant te maken – zodat jullie voorop lopen met de nieuwe eisen zonder onnodig extra werk. ✅