Loading...
Door EasyHours | 3 april 2025
Een gemakkelijk te begrijpen gids over hoe je kunt beginnen met urenregistratie in je bedrijf
Tags: urenregistratie, registratieplicht, verplichtingen, eu-regels, arbeidstijd, rusttijd, tijdregistratie
Vanaf 1 juli 2024 treedt nieuwe EU-verplichting in werking die systematische registratie van arbeidstijd verplicht stelt voor alle werkgevers. Dit betekent dat alle bedrijven – groot en klein – de dagelijkse arbeidstijd van werknemers moeten registreren. Als je een klein of middelgroot bedrijf runt, denk je misschien dat het overweldigend klinkt met extra administratie. Geen zorgen – het hoeft niet moeilijk te zijn om te beginnen met urenregistratie. In deze gids leggen we uit waarom het belangrijk is om nu te beginnen en laten we 5 eenvoudige stappen zien om tijdregistratie in je bedrijf in te voeren zonder stress of juridische jargon.
Voor meer achtergrondinformatie over de nieuwe regels kun je ons introductiebericht over de registratieplicht lezen, en als je vragen hebt, vind je antwoorden in ons FAQ-artikel. Hier richten we ons op praktische stappen die je gemoedsrust geven en ervoor zorgen dat je bedrijf snel voldoet aan de verplichte arbeidstijdregistratie.
Snel aan de slag gaan met urenregistratie is om meerdere redenen belangrijk. Ten eerste moet je bedrijf volgens de verplichting uiterlijk 1 juli 2024 een systeem voor tijdregistratie hebben. Hoe eerder je begint, hoe meer tijd je hebt om de juiste oplossing te vinden en te wennen aan de nieuwe routines vóór de deadline. Ten tweede voorkom je stress en paniek vlak voor de deadline – door op tijd te beginnen, zorg je ervoor dat alles werkt en dat je aan de regels voldoet, zodat je mogelijke boetes of waarschuwingen voorkomt. Lees meer over de registratieplicht voor een volledig overzicht.
Bovendien biedt een vroege start rust en overzicht. Je kunt stap voor stap de werktijdregistratie implementeren en onderweg aanpassen, in plaats van op het laatste moment erin te duiken. Ten slotte kan een goede oplossing voor tijdregistratie ook positieve neveneffecten hebben: beter overzicht van gewerkte uren, eerlijkere taakverdeling en zekerheid dat niemand te veel werkt. Kortom – het kan zowel het bedrijf als de medewerkers ten goede komen.
Hieronder bespreken we vijf concrete stappen die je snel en eenvoudig helpen om in de praktijk aan de slag te gaan met werktijdregistratie.
De eerste stap is om precies te begrijpen wat de nieuwe verplichting vereist. Kort gezegd betekent de verplichting dat de dagelijkse werktijd van alle medewerkers op een betrouwbare en toegankelijke manier moet worden geregistreerd. Elke dag moet worden geregistreerd hoeveel uren (en minuten) de individuele medewerker heeft gewerkt. Je hoeft niet te registreren op welk moment van de dag het werk is uitgevoerd, alleen de totale dagelijkse werktijd. Dit is belangrijke kennis, omdat het de taak overzichtelijker maakt – als een medewerker bijvoorbeeld zijn normale 7,5 uur heeft gewerkt, dan is dat wat moet worden genoteerd.
Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de details van de registratieplicht: Wie binnen jullie bedrijf valt eronder (meestal alle werknemers, behalve bijvoorbeeld topmanagers en zelfstandige eigenaren), en of er specifieke regels zijn waarmee jullie in jullie branche rekening moeten houden. Je hoeft geen expert in de wet te worden, maar krijg een algemeen overzicht. Onze introductiepost behandelt de belangrijkste punten van de verplichting in eenvoudige taal, als je het volledige beeld wilt krijgen. Met deze kennis op zak ben je klaar voor de volgende stap.
Nu je de vereisten kent, moet je kiezen hoe jullie de werktijd willen registreren. De verplichting stelt geen specifieke eisen aan het systeem – het kan van alles zijn, van een eenvoudige Excel-sheet of een notitieboekje tot een digitaal tijdregistratiesysteem. Voor een kleiner bedrijf is het echter voordelig om een eenvoudige, digitale oplossing te kiezen. Een digitaal hulpmiddel (bijvoorbeeld een app of online systeem) maakt tijdregistratie in het dagelijks leven kinderspel en minimaliseert het risico op fouten en vergeten registraties.
Bedenk wat het beste bij jullie past: moet het heel eenvoudig zijn, of willen jullie extra functies zoals rapportages of automatische herinneringen? Het belangrijkste is dat het systeem gebruiksvriendelijk is voor jou en je medewerkers. In de praktijk betekent dit dat iedereen eenvoudig zijn of haar uren moet kunnen registreren – het liefst met een paar klikken. Een speciale urenregistratie-app zoals bijvoorbeeld EasyHours is speciaal ontwikkeld om tijdregistratie makkelijk te maken en aan de registratieplicht te voldoen zonder gedoe. Wat je ook kiest, denk aan de lange termijn: kies een systeem dat je over een paar jaar ook nog kunt gebruiken, zodat je niet opnieuw hoeft te wisselen. Vergeet ook niet te controleren of het systeem de gegevens veilig opslaat (de verplichting vereist dat registraties meerdere jaren worden bewaard) en dat elke medewerker toegang heeft tot zijn of haar eigen registraties. De meeste moderne tijdregistratiesystemen regelen dit automatisch.
Wanneer jullie een oplossing voor werktijdregistratie hebben gekozen, is de volgende stap om interne richtlijnen op te stellen voor hoe jullie deze gebruiken. Het klinkt misschien formeel, maar het kan heel eenvoudig worden gehouden. Het idee is gewoon om ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe en wanneer ze hun werktijd moeten registreren, en wat er eventueel gebeurt als ze het vergeten.
Begin met vast te stellen hoe jullie registreren: Moeten medewerkers elke dag precies registreren, of verzamelen jullie wekelijks? (Het wordt aanbevolen om het minstens wekelijks te doen, zodat niemand een hele maand aan uren uit het geheugen hoeft te onthouden). Als jullie medewerkers hebben met vaste werktijden elke dag, kunnen jullie overwegen om hen alleen afwijkingen te laten registreren – dat wil zeggen, een normale werkdag vereist geen actieve registratie, maar als ze bijvoorbeeld vroeg vertrekken of overwerken, registreren ze die wijziging. Dit maakt het extra gemakkelijk voor alle partijen, omdat men niet elke dag "dezelfde tijd als altijd" hoeft te registreren.
Noteer ook wie verantwoordelijk is voor wat: Moet elke medewerker zelf zijn uren rapporteren (meestal ja), en is er een persoon – bijvoorbeeld een beheerder of leider – die voortdurend controleert of de registraties op orde zijn? Overweeg hoe jullie het willen aanpakken als iemand vergeet te registreren: misschien een vriendelijke herinnering in het begin in plaats van strenge consequenties. Het doel is niet om te straffen, maar om iedereen in een goede routine te krijgen. Zorg ervoor dat deze richtlijnen worden opgeschreven en gedeeld met het team (het kan een kort document of e-mail zijn). Zo zit iedereen op dezelfde lijn, en hebben jullie tegelijkertijd documentatie dat jullie de nodige maatregelen hebben genomen (wat ook een deel van de registratieplicht is).
Nu het systeem en de interne richtlijnen zijn opgesteld, moeten de werknemers worden betrokken. Het is cruciaal om hen vanaf het begin goed mee te krijgen, aangezien tijdregistratie in de praktijk iets is dat zij zelf dagelijks moeten doen. Plan een korte introductie: leg uit waarom jullie tijdregistratie invoeren (bijvoorbeeld "Het is nu een verplichting en het moet zorgen voor een goede werkomgeving en correcte tijdsregistraties – niet omdat we jullie willen controleren"). Het is belangrijk om te communiceren dat het doel positief is en geen uiting van wantrouwen. Wanneer werknemers begrijpen dat tijdregistratie hen ten goede komt (bijvoorbeeld door correcte betaling voor overwerk en naleving van rusttijden te waarborgen), zullen ze meer gemotiveerd zijn.
Geef een praktische demonstratie van het gekozen systeem: Laat stap voor stap zien hoe je je werktijd registreert. Dit kan tijdens een gezamenlijke bijeenkomst of via een kleine handleiding. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om het systeem uit te proberen – misschien door een oefening te doen waarbij iedereen "vandaag" samen registreert, zodat jullie zeker weten dat het op ieders telefoon of computer werkt. Wees ook bereid om degenen te helpen die misschien niet zo technisch onderlegd zijn; gelukkig zijn de meeste tijdregistratietools vrij intuïtief.
Spreek ook af dat jullie in het begin regelmatig opvolgen – bijvoorbeeld na de eerste week kort bespreken of iedereen zijn tijd heeft geregistreerd en of er vragen of problemen zijn. De initiële training en dialoog creëren vertrouwen. Zodra werknemers ervaren hoe eenvoudig het is om werktijd te registreren (vooral met een goed systeem), zal het snel een natuurlijk onderdeel van de werkdag worden.
Nu zijn jullie klaar om echt aan de slag te gaan. Stel een startdatum vast voor wanneer de doorlopende werktijdregistratie van kracht wordt - bijvoorbeeld vanaf volgende maandag of de 1e van de komende maand. Maak duidelijk dat vanaf die dag alle relevante medewerkers hun werktijd moeten registreren volgens jullie nieuwe praktijk. Het kan een goed idee zijn om iets eerder te beginnen dan wanneer het verplicht wordt, zodat jullie een aanpassingsperiode hebben. Op die manier kunnen jullie eventuele kleine problemen ontdekken en oplossen voordat het echt van belang is.
In de eerste paar weken na de start moeten jullie regelmatig opvolgen. Houd in de gaten of iedereen registreert zoals het hoort. Het kan gebeuren dat iemand het in het begin vergeet - stuur gerust een vriendelijke herinnering of voer een kort gesprek als een medewerker meerdere dagen vergeten is te registreren. Vaak kunnen automatische herinneringen in het systeem ook helpen (als jullie oplossing die functie heeft). Gebruik de opvolgperiode om jullie processen aan te passen: Als jullie merken dat iets in de richtlijnen onduidelijk of onpraktisch is, pas het dan aan. Misschien blijkt dat wekelijkse registratie beter bij jullie past dan dagelijkse - of omgekeerd, dat het het gemakkelijkst is om het elke dag na werktijd te doen. Wees niet bang om aan te passen, zolang jullie binnen de vereiste kaders blijven (onthoud, de minimumvereiste is zoals gezegd dat elke dag de werktijd op de een of andere manier wordt geregistreerd).
Naarmate de werktijdregistratie loopt, zal het een routine voor iedereen worden. Zorg ervoor dat je dat erkent - prijs bijvoorbeeld het team voor het in gebruik nemen van het nieuwe proces. Jullie kunnen er nu zeker van zijn dat jullie voldoen aan de registratieplicht en tegelijkertijd transparantie hebben gecreëerd over werktijd. Mocht de overheid of anderen ooit vragen naar jullie tijdregistratie, dan kunnen jullie met vertrouwen laten zien dat jullie het onder controle hebben.
Het implementeren van tijdregistratie hoeft helemaal niet zo overweldigend te zijn als het op het eerste gezicht lijkt. Door deze vijf stappen te volgen – begrijp de vereiste, kies een eenvoudige oplossing, stel duidelijke richtlijnen op, betrek de medewerkers en begin goed – kan zelfs een klein bedrijf snel grip krijgen op de verplichte registratie van werktijd. De sleutel is om het stap voor stap aan te pakken en een oplossing te kiezen die het voor iedereen gemakkelijk maakt.
Klaar voor een eenvoudige oplossing? EasyHours.nl is speciaal ontwikkeld om kleine en middelgrote bedrijven te helpen snel te starten met urenregistratie. Met EasyHours krijg je een gebruiksvriendelijk systeem voor tijdregistratie dat aan alle vereisten voldoet – zonder onnodig gedoe. Probeer EasyHours 30 dagen gratis en ervaar hoe eenvoudig het kan zijn om urenregistratie een geïntegreerd onderdeel van je dagelijkse routine te maken. Zo ben je in goede handen en kun je je richten op wat voor jou belangrijk is, in de wetenschap dat de tijdregistratie efficiënt en correct op de achtergrond verloopt. Begin vandaag nog – en krijg grip op je werktijd met een glimlach!