easyhours

Inleiding tot de nieuwe verplichting voor arbeidstijdregistratie

Door EasyHours | 3 april 2025

Een gemakkelijk te begrijpen gids voor de nieuwe verplichtingen voor arbeidstijdregistratie voor Nederlandse bedrijven

Arbeidstijdregistratie

Tags: arbeidstijdregistratie, registratieplicht, verplichtingen, eu-regels, arbeidstijd, rusttijd, tijdregistratie

Op 1 juli 2024 trad een nieuwe verplichting in werking die vereist dat alle Nederlandse werkgevers de arbeidstijd van hun werknemers registreren. Deze verplichting is het resultaat van de EU-arbeidstijdrichtlijn en een belangrijke uitspraak van het EU-Hof van Justitie, die tot doel heeft werknemers te beschermen en naleving van regels over arbeidstijd en rusttijd te waarborgen.

In dit artikel bespreken we alles wat u als werkgever moet weten over de nieuwe verplichting - van de achtergrond en het doel tot de praktische vereisten en implementatie. We geven u ook concrete adviezen over hoe u gemakkelijk aan de verplichting kunt voldoen zonder onnodige administratieve rompslomp.

Of u nu een klein bedrijf of een grotere organisatie runt, deze gids helpt u uw verplichtingen te begrijpen en goed van start te gaan met arbeidstijdregistratie.

Inhoudsopgave

Inleiding tot de nieuwe verplichting voor arbeidstijdregistratie

Vanaf 1 juli 2024 is het voor alle Nederlandse werkgevers verplicht om de werktijd van hun werknemers te registreren. Deze nieuwe verplichte tijdregistratie vloeit voort uit EU-regels en heeft als doel te waarborgen dat de EU-arbeidstijdregels worden nageleefd. In deze blogpost geven we een begrijpelijke introductie tot de nieuwe eisen rondom tijdregistratie. Zie ook onze volledige gids over de registratieplicht. We leggen de achtergrond uit (het EU-arrest en de arbeidstijdrichtlijn), bespreken voor wie de verplichting geldt, wat werkgevers precies moeten doen en welke gevolgen er kunnen zijn als men de verplichting niet naleeft. Het artikel is geschreven in heldere en vriendelijke taal, zodat je als bedrijfsleider zonder juridische achtergrond eenvoudig kunt begrijpen wat er moet gebeuren – en hoe je goed van start gaat.

Achtergrond: de EU-uitspraak en de arbeidstijdrichtlijn

De achtergrond van de nieuwe verplichting is een belangrijke EU-uitspraak en de EU-arbeidstijdrichtlijn. In mei 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat alle lidstaten ervoor moeten zorgen dat werkgevers een systeem invoeren om de dagelijkse arbeidstijd van werknemers te registreren. Deze uitspraak kwam omdat de EU-arbeidstijdrichtlijn duidelijke EU-arbeidstijdregels vaststelt over maximale arbeidstijd en rusttijd – maar zonder registratie was het moeilijk om deze regels te handhaven. Om werknemers te beschermen tegen overwerk en hun welzijn te waarborgen, moest Nederland daarom een algemene eis voor tijdregistratie invoeren.

Waar gaan de EU-arbeidstijdregels over? De arbeidstijdrichtlijn bevat onder andere deze centrale regels:

  • Je mag gemiddeld maximaal 48 uur per week werken over een periode van 4 maanden (de zogenaamde 48-urige regel).
  • Je hebt recht op minimaal 11 uur aaneengesloten rust per etmaal.
  • Je hebt recht op minimaal één vrije dag per week (24 uur).

Daarnaast stellen de EU-regels eisen aan pauzes (bijvoorbeeld een passende pauze als je meer dan 6 uur achter elkaar werkt). Dit alles moet ervoor zorgen dat werknemers niet overbelast raken. Met de nieuwe verplichting kunnen de autoriteiten nu documentatie eisen dat deze regels worden nageleefd – en hier komt de eis voor arbeidstijdregistratie in beeld. De registratie-eis moet documentatie leveren voor eventuele schendingen van de regels over arbeidstijd en rusttijd, zodat problemen vroegtijdig kunnen worden opgespoord en voorkomen.

Voor wie geldt de verplichting?

Kort gezegd geldt de verplichting voor alle werkgevers in Nederland – ongeacht de branche, grootte of of je normaal gesproken tijd registreert of niet. Vanaf 1 juli 2024 moeten alle werknemers (loontrekkenden) hun arbeidstijd geregistreerd hebben. Dit betekent dat zelfs kleine en middelgrote bedrijven nu een vorm van tijdregistratie moeten invoeren als ze dat nog niet hebben.

Zijn er uitzonderingen? Ja, er is één enkele, beperkte uitzondering: de zogenaamde "zelfregelaars". Dit zijn werknemers in hogere functies die hun werktijd zelf bepalen en een zeer hoge mate van autonomie in hun werk hebben. Meestal betreft dit het topmanagement of specialisten waarvan de werktijd niet kan worden gemeten of vooraf kan worden vastgesteld. Alleen als een werknemer voldoet aan de voorwaarden om als zelfregelaar te worden aangemerkt, kan hij of zij worden uitgezonderd van de verplichting tot tijdregistratie. Dit moet dan uitdrukkelijk in de arbeidsovereenkomst worden vermeld. Voor de meeste bedrijven zal dit slechts een paar (of zelfs geen) medewerkers betreffen – voor veruit de meeste werknemers geldt geen uitzondering en moet de werktijd in principe worden geregistreerd. Lees meer over tijdregistratie voor kantoorpersoneel en andere werknemersgroepen.

Wat moeten werkgevers doen om aan de verplichting te voldoen?

Wat houdt de eis in de praktijk in? Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het invoeren van een systeem dat de totale dagelijkse werktijd van elke werknemer op een objectieve, betrouwbare en toegankelijke manier registreert. Laten we het opsplitsen in concrete punten:

  • Kies een tijdregistratiesysteem: Er is vrijheid in de methode. Je kunt alles gebruiken, van een eenvoudig urenbriefje of Excel-sheet tot een digitale tijdregistratie-app – zolang het systeem maar voldoet aan de vereisten om objectief, betrouwbaar en toegankelijk te zijn. Objectief betekent dat de registratie neutraal en correct moet zijn; betrouwbaar houdt in dat gegevens niet gemakkelijk kunnen worden gewijzigd of verdwijnen; toegankelijk betekent dat zowel werkgever als werknemer eenvoudig toegang moeten hebben tot de registraties. Met andere woorden: kies een systeem dat bij jullie past, maar zorg ervoor dat het de uren nauwkeurig registreert en dat jullie dit kunnen documenteren als dat nodig is.

  • Registreer de dagelijkse werktijd: De verplichting vereist dat de werktijd van elke medewerker dagelijks wordt geregistreerd – dat wil zeggen het aantal uren dat per dag is gewerkt. Het is niet nodig om de exacte aankomst- en vertrektijden te noteren, tenzij u dat zelf wilt. U moet er alleen voor zorgen dat het totale aantal gewerkte uren per dag wordt genoteerd. Als uw medewerkers vaste werktijden of een dienstrooster hebben, kunt u ervoor kiezen om afwijkingen te registreren in plaats van elke dag hetzelfde in te voeren. Bijvoorbeeld: als een medewerker normaal gesproken 7,5 uur werkt, maar op een dag 8,5 uur werkt, kunt u ervoor kiezen om alleen het extra uur die dag te registreren. Deze flexibele methode is toegestaan en kan administratieve rompslomp minimaliseren, zolang het uiteindelijke resultaat – het correcte dagelijkse totaal aantal uren – wordt geregistreerd.

  • Betrek de medewerkers: In principe is het praktisch dat medewerkers zelf hun uren rapporteren in het gekozen systeem (bijvoorbeeld via een app of door een urenstaat in te vullen). U dient alle medewerkers te informeren over hoe en wanneer zij hun werktijd moeten registreren. Het kan een goed idee zijn om een korte handleiding of beleid voor werktijdregistratie in het bedrijf op te stellen, waarin wordt beschreven: wat er moet worden geregistreerd (bijvoorbeeld reguliere werktijd, overwerk, pauzes), wanneer het moet worden geregistreerd (bij voorkeur continu of dagelijks), en wat de consequentie is als men het vergeet. Een dergelijk beleid voor werktijdregistratie is niet direct wettelijk vereist, maar het helpt om een gemeenschappelijk begrip en consistentie te waarborgen. (Tip: Bekijk onze interne gids Zo begint u eenvoudig voor stapsgewijze adviezen om tijdregistratie in uw bedrijf te implementeren.)

  • Volg op en controleer: Omdat het uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de werkgever is dat de werktijd correct wordt geregistreerd, moet u intern opvolgen of het systeem daadwerkelijk wordt gebruikt. Zorg ervoor dat u medewerkers aanspoort die hun uren niet rapporteren en controleer regelmatig of de geregistreerde gegevens correct lijken en enigszins overeenkomen met de arbeidstijdafspraken. Als er iets verkeerd lijkt (bijvoorbeeld een medewerker die consequent vergeet te registreren of onwaarschijnlijk weinig uren heeft geregistreerd), moet u hierover in gesprek gaan. Overweeg eventueel een proces voor de goedkeuring van geregistreerde uren, zodat zowel de medewerker als de leidinggevende het eens zijn over de tijdregistratie.

  • Bewaar gegevens 5 jaar: De verplichting vereist dat u de registraties ten minste 5 jaar bewaart. Dit houdt verband met de noodzaak om de naleving van de 48-urige regel over een langere periode te kunnen documenteren. Zorg er daarom voor dat uw tijdregistratiesysteem gegevens veilig kan opslaan voor ten minste vijf jaar en dat u de beveiliging en privacy (GDPR) van deze gegevens onder controle heeft. Werknemers moeten ook toegang hebben tot hun eigen geregistreerde gegevens zolang ze in dienst zijn – dit biedt transparantie en stelt hen in staat hun uren bij te houden en bijvoorbeeld te ontdekken als er iets niet correct is geregistreerd.

  • Uitzonderingen correct afhandelen: Als u van mening bent dat een of meer werknemers in het bedrijf voldoen aan de criteria voor zelfregelaars (zie de sectie Voor wie geldt de verplichting? hierboven), moet u ervoor zorgen dat dit in de arbeidsovereenkomst wordt gedocumenteerd. Dit vereist doorgaans een aanvulling op het contract, waarin precies wordt aangegeven dat de betrokkene is vrijgesteld van tijdregistratie en van regels zoals bijvoorbeeld rusttijd. Het is belangrijk om deze uitzondering alleen te gebruiken waar deze gerechtvaardigd is – het is een zeer beperkte uitzondering en het moet kunnen worden uitgelegd en verdedigd als u ervoor kiest om iemand als zelfregelaar te categoriseren.

(Heb je meer vragen? Bekijk onze FAQ over werktijdregistratie waar we typische vragen over de nieuwe regels beantwoorden.)

Gevolgen van niet-naleving

Men kan zich afvragen: Wat gebeurt er als we geen tijdregistratie invoeren of vergeten het systeem te gebruiken? Het antwoord is dat het ernstige gevolgen kan hebben voor uw bedrijf. Hoewel de verplichting zelf geen vaste boete vermeldt voor "gebrek aan tijdregistratie", loopt u toch het risico op sancties, omdat een gebrek aan registratie vaak samenhangt met schendingen van de werktijdregels. Hier zijn enkele mogelijke gevolgen:

  • Aanmaning of boetes van de Arbeidsinspectie: De Arbeidsinspectie (de autoriteit die toezicht houdt op arbeidsomstandigheden en werktijden) kan reageren als u de regels niet naleeft. Ze kunnen een aanmaning uitvaardigen (d.w.z. u verplichten om onmiddellijk corrigerende maatregelen te nemen) of in het ergste geval een boete opleggen voor overtreding. De Arbeidsinspectie kan ook eisen dat u in de toekomst maatregelen neemt om overtredingen van bijvoorbeeld de 48-urige regel te voorkomen.

  • Compensatie aan werknemers: Als blijkt dat een werknemer buiten de toegestane grenzen heeft gewerkt (bijvoorbeeld de 48-urige regel heeft overschreden of geen 11 uur rust heeft gehad) en u als werkgever niets heeft gedaan om dit te voorkomen, kan de werknemer recht hebben op compensatie (schadevergoeding) voor de schending van de regels. Gebrek aan registratie maakt het moeilijker voor u om te documenteren dat u de regels heeft nageleefd – en daarmee gemakkelijker voor een werknemer om gelijk te krijgen dat er een overtreding heeft plaatsgevonden. Met andere woorden, zonder goede tijdregistraties staat u zwakker als iemand klaagt over overwerk of gebrek aan rusttijd.

  • Andere juridische gevolgen: Vakbonden kunnen namens werknemers betrokken raken als de regels niet worden nageleefd. In ernstige of herhaalde gevallen kan het de reputatie van het bedrijf en de interne arbeidsrelaties schaden. Bovendien maakt naleving van de werktijdregels deel uit van de arbeidsomstandighedenwetgeving – systematische schending kan in het uiterste geval leiden tot grotere verplichtingen om werkprocessen te veranderen of de werktijd voor uw werknemers te verminderen. Kortom: het kan duur en lastig worden om het vereiste niet na te leven.

Bottom line: Neem de eis van tijdregistratie serieus. Het gaat niet alleen om het naleven van een verplichting, maar ook om het zorgen voor uw medewerkers en uw bedrijf. Gelukkig hoeft het niet moeilijk of tijdrovend te zijn om te voldoen – er zijn goede oplossingen die het gemakkelijk kunnen maken.

Voldoe aan de verplichting op de gemakkelijkste manier

Het invoeren van verplichte tijdregistratie kan ontmoedigend klinken, vooral voor een klein of middelgroot bedrijf. Maar u staat er niet alleen voor, en het hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Er zijn namelijk gebruiksvriendelijke digitale tools die het meeste werk voor u kunnen doen. EasyHours.nl is een voorbeeld van een oplossing die speciaal is ontwikkeld om Nederlandse bedrijven te helpen met eenvoudige tijdregistratie en om EU-compliance te waarborgen. Met EasyHours kunt u snel aan de slag met het registreren van werktijd voor alle medewerkers – het systeem is eenvoudig te gebruiken voor zowel management als medewerkers, en het voldoet natuurlijk aan alle vereisten van objectiviteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid.

Maak het gemakkelijk om aan de nieuwe verplichting te voldoen – bezoek EasyHours.nl vandaag nog. Op EasyHours.nl kunt u meer lezen en aan de slag gaan met een oplossing die u onnodige rompslomp bespaart en ervoor zorgt dat verplichte registratie van werktijd een geïntegreerd, eenvoudig onderdeel van de dagelijkse gang van zaken wordt. Door te kiezen voor een slimme oplossing zoals EasyHours laat u zowel uw medewerkers als de autoriteiten zien dat u de werktijdregels serieus neemt en geeft om het welzijn van uw medewerkers. Dus onderneem nu actie: Krijg controle over uw tijdregistratie – en laat EasyHours u goed op weg helpen!